Ley 594 Del 2000

Diario Oficial. 44.093

LEY 594 DEL 2000

JULIO 14
por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dic-
tan otras disposiciones.

DECRETA:
T I T U L O I

OBJETO, AMBITO DE APLICACION, DEFINICIONES FUN-
DAMENTALES Y PRINCIPIOS GENERALES

1°. Objeto. La presente ley tiene por objeto establecer

las reglas y principios generales que regulan la función archivísti-
ca del Estado.

2°. Ámbito de aplicación. La presente ley comprende a
la administración pública en sus diferentes niveles, las entidades
privadas que cumplen funciones públicas y los demás organismos
regulados por la presente ley.

3°. Definiciones. Para los efectos de esta ley se definen

los siguientes conceptos, así:
Archivo. Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma

y soporte material, acumulados en un proceso natural por una per-
sona o entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión,

conservados respetando aquel orden para servir como testimonio
e información a la persona o institución que los produce y a los
ciudadanos, o como fuentes de la historia.
1 Nota aclaratoria. en el diario oficial N. 44084 de fecha viernes 14 de julio
de 2000 se publicó la ley 594 de 2000 “por medio de la cual se dicta la ley
general de archivos y se dictan otras disposiciones”, con fecha 4 de julio. la
fecha correcta de la ley en mención es: julio 14 de 2000. por lo anterior se
vuelve a publicar en su integridad (ley 4 de 1913, artículo 45) reglamentada
por decretos: 4124 de 2004, 3666 de 2004

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También se puede entender como la institución que está al servi-
cio de la gestión administrativa, la información, la investigación y

la cultura.

Archivo público. Conjunto de documentos pertenecientes a enti-
dades oficiales y aquellos que se deriven de la prestación de un

servicio público por entidades privadas.
Archivo privado de interés público. Aquel que por su valor para la
historia, la investigación, la ciencia o la cultura es de interés
público y declarado como tal por el legislador.
Archivo total. Concepto que hace referencia al proceso integral de
los documentos en su ciclo vital.

Documento de archivo. Registro de información producida o re-
cibida por una entidad pública o privada en razón de sus activida-
des o funciones.

Función archivística. Actividades relacionadas con la totalidad
del quehacer archivístico, que comprende desde la elaboración del
documento hasta su eliminación o conservación permanente.
Gestión documental. Conjunto de actividades administrativas y
técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la
documentación producida y recibida por las entidades, desde su

origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utiliza-
ción y conservación.

Patrimonio documental. Conjunto de documentos conservados
por su valor histórico o cultural.

Soporte documental. Medios en los cuales se contiene la informa-
ción, según los materiales empleados. Además de los archivos en

papel existente los archivos audiovisuales, fotográficos, fílmicos,
informáticos, orales y sonoros.

Tabla de retención documental. Listado de series con sus corres-
pondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de

permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.

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Documento original. Es la fuente primaria de información con to-
dos los rasgos y características que permiten garantizar su autenti-
cidad e integridad.

4°. Principios generales. Los principios generales que

rigen la función archivística son los siguientes:
a) Fines de los archivos. El objetivo esencial de los archivos es el
de disponer de la documentación organizada, en tal forma que la

información institucional sea recuperable para uso de la adminis-
tración en el servicio al ciudadano y como fuente de la historia;

Por lo mismo, los archivos harán suyos los fines esenciales del
Estado, en particular los de servir a la comunidad y garantizar la
efectividad de los principios, derechos y deberes consagrados en
la Constitución y los de facilitar la participación de la comunidad
y el control del ciudadano en las decisiones que los afecten, en los
términos previstos por la ley;
b) Importancia de los archivos. Los archivos son importantes para
la administración y la cultura, porque los documentos que los

conforman son imprescindibles para la toma de decisiones basa-
das en antecedentes. Pasada su vigencia, estos documentos son

potencialmente parte del patrimonio cultural y de la identidad na-
cional;

c) Institucionalidad e instrumentalidad. Los documentos institu-
cionalizan las decisiones administrativas y los archivos constitu-
yen una herramienta indispensable para la gestión administrativa,

económica, política y cultural del Estado y la administración de
justicia; son testimonio de los hechos y de las obras; documentan
las personas, los derechos y las instituciones. Como centros de
información institucional contribuyen a la eficacia, eficiencia y
secuencia de las entidades y agencias del Estado en el servicio al
ciudadano;
d) Responsabilidad. Los servidores públicos son responsables de
la organización, conservación, uso y manejo de los documentos.
Los particulares son responsables ante las autoridades por el uso
de los mismos.

Ley 594 de 2000 4/19

e) Dirección y coordinación de la función archivística. El Archi-
vo General de la Nación es la entidad del Estado encargada de

orientar y coordinar la función archivística para coadyuvar a la
eficiencia de la gestión del Estado y salvaguardar el patrimonio

documental como parte integral de la riqueza cultural de la Na-
ción, cuya protección es obligación del Estado, según lo dispone

el título I de los principios fundamentales de la Constitución Polí-
tica;

f) Administración y acceso. Es una obligación del Estado la ad-
ministración de los archivos públicos y un derecho de los ciuda-
danos el acceso a los mismos, salvo las excepciones que establez-
ca la ley;

g) Racionalidad. Los archivos actúan como elementos fundamen-
tales de la racionalidad de la administración pública y como agen-
tes dinamizadores de la acción estatal. Así mismo, constituyen el

referente natural de los procesos informativos de aquélla;
h) Modernización. El Estado propugnará por el fortalecimiento de

la infraestructura y la organización de sus sistemas de informa-
ción, estableciendo programas eficientes y actualizados de admi-
nistración de documentos y archivos;

i) Función de los archivos. Los archivos en un Estado de Derecho
cumplen una función probatoria, garantizadora y perpetuadora;

j) Manejo y aprovechamiento de los archivos. El manejo y apro-
vechamiento de los recursos informativos de archivo responden a

la naturaleza de la administración pública y a los fines del Estado

y de la sociedad, siendo contraria cualquier otra práctica sustituti-
va;

k) Interpretación. Las disposiciones de la presente ley y sus dere-
chos reglamentarios se interpretarán de conformidad con la Cons-
titución Política y los tratados o convenios internacionales que

sobre la materia celebre el Estado colombiano.

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T I T U L O II

SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS ORGANOS ASESO-
RES, COORDINADORES Y EJECUTORES

5°. El Sistema Nacional de Archivos:

a) Es un conjunto de instituciones archivísticas articuladas entre

sí, que posibilitan la homogenización y normalización de los pro-
cesos archivísticos, promueven el desarrollo de estos centros de

información, la salvaguarda del patrimonio documental y el acce-
so de los ciudadanos a la información y a los documentos;

b) Integran el Sistema Nacional de Archivos: el Archivo General

de la Nación, los archivos de las entidades del Estado en sus dife-
rentes niveles de la organización administrativa, territorial y por

servicios.
Los archivos privados podrán hacer parte del Sistema Nacional de
Archivo. Las entidades del Sistema actuarán de conformidad con

las políticas y planes generales que para el efecto adopte el Minis-
terio de la Cultura;

c) El Sistema Nacional de Archivos se desarrollará bajo los prin-
cipios de unidad normativa, descentralización administrativa y

operativa, coordinación, concurrencia y subsidiariedad;

d) El Sistema Nacional de Archivos buscará esencialmente la mo-
dernización y homogenización metodológica de la función ar-
chivística y propiciará la cooperación e integración de los archi-
vos. Así mismo, promoverá la sensibilidad de la administración

pública y de los ciudadanos en general acerca de la importancia
de los archivos activos, como centros de información esenciales
para la misma, y de los históricos, como partes fundamentales de
la memoria colectiva;
e) Los proyectos y programas archivísticos de las instituciones
que conformen el Sistema Nacional de Archivos se acordarán,
ejecutarán y regularán siguiendo los principios de participación,
cooperación, descentralización y autonomía;

f) El Archivo General de la Nación orientará y coordinará el Sis-
tema Nacional de Archivos.

Ley 594 de 2000 6/19
6°. De los planes y programas. Las entidades integrantes
del Sistema Nacional de Archivos, de acuerdo con sus funciones,

llevarán a cabo los procesos de planeación y programación y de-
sarrollarán acciones de asistencia técnica, ejecución, control, se-
guimiento y coordinación, así:

a) La planeación y programación la formularán las instituciones
archivísticas de acuerdo con el Plan Nacional de Desarrollo y los

planes sectoriales del respectivo ministerio y de las entidades te-
rritoriales;

b) La asistencia técnica estará a cargo del Archivo General de la

Nación, los consejos territoriales de archivos, los comités técni-
cos, las entidades de formación de recurso humano, las asociacio-
nes y las entidades públicas y privadas que presten este servicio;

c) La ejecución, seguimiento y control de los planes y programas

de desarrollo serán responsabilidad de los archivos del orden na-
cional, territorial y de las entidades descentralizadas directas e in-
directas del Estado;

d) La coordinación corresponde al Archivo General de la Nación,
de conformidad con lo dispuesto en la presente ley y sus normas
reglamentarias.

T I T U L O III

CATEGORIZACION DE LOS ARCHIVOS PUBLICOS
7°. Archivos desde el punto de vista de su jurisdicción y

competencia. Los archivos, desde el punto de vista de su jurisdic-
ción y competencia, se clasifican en:

a) Archivo General de la Nación;
b) Archivo General del Departamento;
c) Archivo General del Municipio;
d) Archivo General del Distrito.

. El Archivo General de la nación tendrá las funciones
señaladas en la Ley 80 de 1989, en el Decreto 1777 de 1990 y las
incorporadas en la presente ley.

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8°. Archivos territoriales. Los archivos, desde el punto

de vista territorial, se clasifican en:
a) Archivos de entidades del orden nacional;
b) Archivos de entidades del orden departamental;
c) Archivos de entidades del orden distrital;
d) Archivos de entidades del orden metropolitano;
e) Archivos de entidades del orden municipal;
f) Archivos de entidades del orden local;
g) Archivos de las nuevas entidades territoriales que se creen por
ley;
h) Archivos de los territorios indígenas, que se crearán cuando la
ley los desarrolle.

9°. Los archivos según la organización del Estado.

a) Archivos de la Rama Ejecutiva;
b) Archivos de la Rama Legislativa;
c) Archivos de la Rama Judicial;
d) Archivos de los Órganos de Control;
e) Archivos de los Organismos Autónomos.

10. Obligatoriedad de la creación de archivos. La crea-
ción de los archivos contemplados en los artículos 8° y 9° de la

presente ley, así como los archivos de los organismos de control y
de los organismos autónomos será de carácter obligatorio.

T I T U L O IV

ADMINISTRACION DE ARCHIVOS
11. Obligatoriedad de la conformación de los archivos

públicos. El Estado está obligado a la creación, organización, pre-
servación y control de los archivos, teniendo en cuenta los princi-
pios de procedencia y orden original, el ciclo vital de los docu-
mentos y la normatividad archivística.

Ley 594 de 2000 8/19
12. Responsabilidad. La administración pública será
responsable de la gestión de documentos y de la administración
de sus archivos.

13. Instalaciones para los archivos. La administración

pública deberá garantizar los espacios y las instalaciones necesa-
rias para el correcto funcionamiento de sus archivos. En los casos

de construcción de edificios públicos, adecuación de espacios,

adquisición o arriendo, deberán tenerse en cuenta las especifica-
ciones técnicas existentes sobre áreas de archivos.

14. Propiedad, manejo y aprovechamiento de los archi-
vos públicos. La documentación de la administración pública es

producto y propiedad del Estado, y éste ejercerá el pleno control
de sus recursos informativos. Los archivos públicos, por ser un
bien de uso público, no son susceptibles de enajenación.

1°. La administración pública podrá contratar con per-
sonas naturales o jurídicas los servicios de custodia, organización,

reprografía y conservación de documentos de archivo.

2°. Se podrá contratar la administración de archivos
históricos con instituciones de reconocida solvencia académica e
idoneidad.

3°. El Archivo General de la Nación establecerá los

requisitos y condiciones que deberán cumplir las personas natura-
les o jurídicas que presten servicios de depósito, custodia, organi-
zación, reprografía y conservación de documentos de archivo o

administración de archivos históricos.

15. Responsabilidad especial y obligaciones de los ser-
vidores públicos. Los servidores públicos, al desvincularse de las

funciones titulares, entregarán los documentos y archivos a su

cargo debidamente inventariados, conforme a las normas y proce-
dimientos que establezca el Archivo General de la Nación, sin que

ello implique exoneración de la responsabilidad a que haya lugar
en caso de irregularidades.

16. Obligaciones de los funcionarios a cuyo cargo estén
los archivos de las entidades públicas. Los secretarios generales o

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los funcionarios administrativos de igual o superior jerarquía, per-
tenecientes a las entidades públicas, a cuyo carga estén los archi-
vos públicos, tendrán la obligación de velar por la integridad, au-
tenticidad, veracidad y fidelidad de la información de los docu-
mentos de archivo y serán responsables de su organización y con-
servación, así como de la prestación de los servicios archivísticos.

17. Responsabilidad general de los funcionarios de ar-
chivo. Los funcionarios de archivo trabajarán sujetos a los más

rigurosos principios de la ética profesional, a lo dispuesto en la
Constitución Política de Colombia, especialmente en lo previsto
en su artículo 15, a las leyes y disposiciones que regulen su labor.

Actuarán siempre guiados por los valores de una sociedad de-
mocrática que les confíe la misión de organizar, conservar y poner

al servicio de la comunidad la documentación de la administra-
ción del Estado y aquélla que forme parte del patrimonio docu-
mental de la Nación.

18. Capacitación para los funcionarios de archivo. Las

entidades tienen la obligación de capacitar y actualizar a los fun-
cionarios de archivo, en programas y áreas relacionadas con su

labor.

. El Archivo General de la Nación propiciará y apoyará

programas de formación profesional y de especialización en ar-
chivística, así como programas de capacitación formal y no for-
mal, desarrollados por instituciones educativas.

19. Soporte documental. Las entidades del Estado
podrán incorporar tecnologías de avanzada en la administración y

conservación de sus archivos, empleando cualquier medio técni-
co, electrónico, informático, óptico o telemático, siempre y cuan-
do cumplan con los siguientes requisitos:

a) Organización archivística de los documentos;

b) Realización de estudios técnicos para la adecuada decisión, te-
niendo en cuenta aspectos como la conservación física, las condi-
ciones ambientales y operacionales, la seguridad, perdurabilidad y

reproducción de la información contenida en estos soportes, así
como el funcionamiento razonable del sistema.

Ley 594 de 2000 10/19

1°. Los documentos reproducidos por los citados me-
dios gozarán de la validez y eficacia del documento original,

siempre que se cumplan los requisitos exigidos por la leyes proce-
sales y se garantice la autenticidad, integridad e inalterabilidad de

la información.

2°. Los documentos originales que posean valores

históricos no podrán ser destruidos, aun cuando hayan sido repro-
ducidos y/o almacenados mediante cualquier medio.

20. Supresión, fusión o privatización de entidades públi-
cas. Las entidades públicas que se suprimen o fusionen deberán

entregar sus archivos a las entidades que asuman sus funciones o

al ministerio o entidad a la cual hayan estado adscritas o vincula-
das.

. Las entidades públicas que se privaticen deberán

transferir su documentación histórica al ministerio o entidad terri-
torial a la cual hayan estado adscritas o vinculadas.

T I T U L O V

GESTION DE DOCUMENTOS
21. Programas de gestión documental. Las entidades
públicas deberán elaborar programas de gestión de documentos,
pudiendo contemplar el uso de nuevas tecnologías y soportes, en

cuya aplicación deberán observarse los principios y procesos ar-
chivísticos.

. Los documentos emitidos por los citados medios go-
zarán de la validez y eficacia de un documento original, siempre

que quede garantizada su autenticidad, su integridad y el cumpli-
miento de los requisitos exigidos por las leyes procesales.

22. Procesos archivísticos. La gestión de documentación
dentro del concepto de archivo total, comprende procesos tales
como la producción o recepción, la distribución, la consulta, la

organización, la recuperación y la disposición final de los docu-
mentos.

Ley 594 de 2000 11/19
23. Formación de archivos. Teniendo en cuenta el ciclo

vital de los documentos, los archivos se clasifican en:
a) Archivo de gestión. Comprende toda la documentación que es
sometida a continua utilización y consulta administrativa por las
oficinas productoras u otras que la soliciten. Su circulación o

trámite se realiza para dar respuesta o solución a los asuntos ini-
ciados;

b) Archivo central. En el que se agrupan documentos transferidos
por los distintos archivos de gestión de la entidad respectiva, cuya
consulta no es tan frecuente pero que siguen teniendo vigencia y
son objeto de consulta por las propias oficinas y particulares en
general.

c) Archivo histórico. Es aquel al que se transfieren desde el archi-
vo central los documentos de archivo de conservación permanen-
te.

24. Obligatoriedad de las tablas de retención. Será obli-
gatorio para las entidades del Estado elaborar y adoptar las res-
pectivas tablas de retención documental.

25. De los documentos contables, notariales y otros. El

Ministerio de la Cultura, a través del Archivo General de la Na-
ción y el del sector correspondiente, de conformidad con las nor-
mas aplicables, reglamentarán lo relacionado con los tiempos de

retención documental, organización y conservación de las histo-
rias clínicas, historias laborales, documentos contables y docu-
mentos notariales. Así mismo, se reglamentará lo atinente a los

documentos producidos por las entidades privadas que presten
servicios públicos.

26. Inventario documental. Es obligación de las entida-
des de la Administración Pública elaborar inventarios de los do-
cumentos que produzcan en ejercicio de sus funciones, de manera

que se asegure el control de los documentos en sus diferentes fa-
ses.

T I T U L O VI

ACCESO Y CONSULTA DE LOS DOCUMENTOS

Ley 594 de 2000 12/19

27. Acceso y consulta de los documentos. Todas las per-
sonas tienen derecho a consultar los documentos de archivos

públicos y a que se les expida copia de los mismos, siempre que
dichos documentos no tengan carácter reservado conforme a la
Constitución o a la ley.
Las autoridades responsables de los archivos públicos y privados
garantizarán el derecho a la intimidad personal y familiar, honra y
buen nombre de las personas y demás derechos consagrados en la
Constitución y las leyes.

28. Modificación de la Ley 57 de 1985. Modifícase el
inciso 2° del artículo 13 de la Ley 57 de 1985, el cual quedará así:
“La reserva legal sobre cualquier documento cesará a los treinta
años de su expedición. Cumplidos éstos, el documento por este

solo hecho no adquiere el carácter histórico y podrá ser consulta-
do por cualquier ciudadano, y la autoridad que esté en su posesión

adquiere la obligación de expedir a quien lo demande copias o fo-
tocopias del mismo”.

29. Restricciones por razones de conservación. Cuando
los documentos históricos presenten deterioro físico manifiesto tal

que su estado de conservación impida su acceso directo, las insti-
tuciones suministrarán la información contenida en estos median-
te un sistema de reproducción que no afecte la conservación del

documento, certificando su autenticidad cuando fuere del caso.

T I T U L O VII
SALIDA DE DOCUMENTOS

30. Documentos administrativos. Sólo por motivos lega-
les las entidades del Estado podrán autorizar la salida temporal de

los documentos de archivo.

31. Documentos históricos. En los archivos públicos de

carácter histórico se podrá autorizar de manera excepcional la sa-
lida temporal de los documentos que conservan y en tal evento el

jefe del archivo deberá tomar todas las medidas que garanticen la
integridad, la seguridad, la conservación o el reintegro de los
mismos. Procederá dicha autorización en los siguientes términos:

Ley 594 de 2000 13/19
a) Motivos legales;
b) Procesos técnicos;
c) Exposiciones culturales.

. Sólo el Archivo General de la Nación autorizará, por
motivos legales, procesos técnicos especiales o para exposiciones
culturales, la salida temporal de documentos de un archivo fuera
del territorio nacional.

T I T U L O VIII
CONTROL Y VIGILANCIA

32. Visitas de inspección. El Archivo General de la Na-
ción podrá, de oficio o a solicitud de parte, adelantar en cualquier

momento visitas de inspección a los archivos de las entidades del
Estado con el fin de verificar el cumplimiento de lo dispuesto en

la presente ley y sus normas reglamentarias. Advertida alguna si-
tuación irregular, requerirá a la respectiva entidad para que ade-
lante los correctivos a que haya lugar o dará traslado, según el ca-
so, a los órganos competentes con el fin de establecer las respon-
sabilidades administrativas y ordenar las medidas pertinentes.

33. Órgano competente. El Estado, a través del Archivo

General de la Nación, ejercerá control y vigilancia sobre los do-
cumentos declarados de interés cultural cuyos propietarios, tene-
dores o poseedores sean personas naturales o jurídicas de carácter

privado.

34. Normalización. En desarrollo de lo dispuesto en el
artículo 8° de la Constitución Política, el Archivo General de la
Nación fijará los criterios y normas técnicas y jurídicas para hacer
efectiva la creación, organización, transferencia, conservación y

servicios de los archivos públicos, teniendo en cuenta lo estable-
cido en esta ley y sus disposiciones.

35. Prevención y sanción. El Gobierno Nacional, a

través del Archivo General de la Nación, y las entidades territoria-
les, a través de sus respectivos Consejos de Archivos, tendrán a

prevención facultades dirigidas a prevenir y sancionar el incum-

Ley 594 de 2000 14/19

plimiento de lo señalado en la presente ley y sus normas regla-
mentarias, así:

a) Emitir las órdenes necesarias para que se suspendan de inme-
diato las prácticas que amenacen o vulneren la integridad de los

archivos públicos y se adopten las correspondientes medidas pre-
ventivas y correctivas.

Cuando no se encuentre prevista norma especial, el incumpli-
miento de las órdenes impartidas conforme al presente literal será

sancionado por la autoridad que las profiera, con multas semana-
les sucesivas a favor del tesoro nacional, departamental, distrital o

municipal, según el caso, de hasta veinte (20) salarios mínimos

legales mensuales, impuestas por el tiempo que persista el incum-
plimiento;

b) Las faltas contra el patrimonio documental serán tenidas como

faltas gravísimas cuando fueren realizadas por servidores públi-
cos, de conformidad con el artículo 25 de la Ley 200 de 1995;

c) Si la falta constituye hecho punible por la destrucción o daño

del patrimonio documental o por su explotación ilegal, de con-
formidad con lo establecido en los artículos 218 a 226, 349, 370,

371 y 372 del Código Penal, es obligación instaurar la respectiva

denuncia y, si hubiere flagrancia, poner inmediatamente el reteni-
do a órdenes de la autoridad de policía más cercana, sin perjuicio

de las sanciones patrimoniales previstas;
d) Cuando se exporten o se sustraigan ilegalmente documentos y
archivos históricos públicos, éstos serán decomisados y puestos a
órdenes del Ministerio de la Cultura. El Estado realizará todos los
esfuerzos tendientes a repatriar los documentos y archivos que
hayan sido extraídos ilegalmente del territorio colombiano.

T I T U L O IX
ARCHIVOS PRIVADOS

36. Archivo privado. Conjunto de documentos pertene-
cientes a personas naturales o jurídicas de derecho privado y

aquellos que se deriven de la prestación de sus servicios.

Ley 594 de 2000 15/19

37. Asistencia a los archivos privados. El Estado esti-
mulará la organización, conservación y consulta de los archivos

históricos privados de interés económico, social, técnico, científi-
co y cultural. En consecuencia, el Archivo General de la Nación

brindará especial protección y asistencia a los archivos de las ins-
tituciones y centros de investigación y enseñanza científica y

técnica, empresariales y del mundo del trabajo, de las iglesias, las

asociaciones y los partidos políticos, así como a los archivos fa-
miliares y de personalidades destacadas en el campo del arte, la

ciencia, la literatura y la política.

38. Registro de archivos. Las personas naturales o jurí-
dicas propietarias, poseedoras o tenedoras de documentos o archi-
vos de cierta significación histórica, deberán inscribirlos en el re-
gistro que para tal efecto abrirá el Archivo General de la Nación.

Los propietarios, poseedores o tenedores de los archivos privados

declarados de interés cultural, continuarán con la propiedad, pose-
sión o tenencia de los mismos y deberán facilitar las copias que el

Archivo General de la Nación solicite.

39. Declaración de interés cultural de documentos pri-
vados. La Junta Directiva del Archivo General de la Nación, sin

perjuicio del derecho de propiedad y siguiendo el procedimiento
que se establezca para el efecto, podrá declarar de interés cultural

los documentos privados de carácter histórico. Estos formará par-
te del patrimonio documental colombiano y en consecuencia

serán de libre acceso.

40. Régimen de estímulos. El Gobierno Nacional esta-
blecerá y reglamentará un régimen de estímulos no tributarios pa-
ra los archivos privados declarados de interés cultural, tales como:

premios anuales, asistencia técnica, divulgación y pasantías.
41. Prohibiciones. Se prohíbe a los organismos privados
y a las personas naturales o jurídicas propietarias, poseedoras o
tenedoras de documentos declarados de interés cultural:

a) Trasladarlos fuera del territorio nacional, sin la previa autoriza-
ción del Archivo General de la Nación. Esta falta dará lugar a la

Ley 594 de 2000 16/19

imposición de una multa de cien salarios mínimos legales men-
suales vigentes.

Los documentos y archivos históricos privados declarados de in-
terés cultural, objeto de la exportación o sustracción ilegal, serán

decomisados y puestos a orden del Ministerio de la Cultura. El

Estado realizará todos los esfuerzos tendientes a repatriar los do-
cumentos y archivos que hayan sido extraídos ilegalmente del te-
rritorio colombiano;

b) Transferir –a título oneroso o gratuito– la propiedad, posesión
o tenencia de documentos históricos, sin previa información al

Archivo General de la Nación. Esta falta dará lugar a la imposi-
ción de una multa de cincuenta salarios mínimos legales mensua-
les vigentes.

. El desconocimiento de estas prohibiciones dará lugar

a la investigación correspondiente y a la imposición de las san-
ciones establecidas en la ley.

42. Obligatoriedad de la cláusula contractual. Cuando
las entidades públicas celebren contratos con personas naturales o
jurídicas, nacionales o extranjeras, para desarrollar proyectos de
investigación cultural, científica, técnica o industrial, incluirán en
los contratos una cláusula donde se establezca la obligación de

aquéllas de entregar copias de los archivos producidos en desarro-
llo de dichos proyectos, siempre y cuando no contraríen las nor-
mas sobre propiedad intelectual y no se vulneren los derechos

otorgados a dichas personas por el artículo 15 de la Constitución
Política.

. Las personas jurídicas internacionales con sedes o fi-
liales en Colombia, en relación con sus documentos de archivo, se

regularán por las convenciones internacionales y los contratos
suscritos. En todo caso, el Archivo General de la Nación podrá
recibir los documentos y archivos que deseen transferir.

43. Protocolos notariales. Los protocolos notariales per-
tenecen a la Nación. Los que tengan más de treinta años deberán

ser transferidos por la correspondiente notaría al Archivo General
Notarial del respectivo círculo. Para tal efecto el Gobierno Nacio-

Ley 594 de 2000 17/19
nal, con asesoría del Archivo General de la Nación, tomará las
medidas pertinentes.

T I T U L O X

DONACION, ADQUISICION Y EXPROPIACION
44. Donaciones. El Archivo General de la Nación y los
archivos históricos públicos podrán recibir donaciones, depósitos
y legados de documentos históricos.

45. Adquisición y/o expropiación. Los archivos privados

de carácter histórico declarados de interés público, podrán ser ad-
quiridos por la Nación cuando el propietario los ofreciere en ven-
ta.

Declárase de interés público o de interés social, para efectos de la

expropiación por vía administrativa a la que se refiere la Consti-
tución Política, la adquisición de archivos privados de carácter

histórico-cultural que se encuentren en peligro de destrucción,
desaparición, deterioro o pérdida.
T I T U L O XI

CONSERVACION DE DOCUMENTOS
46. Conservación de documentos. Los archivos de la

Administración Pública deberán implementar un sistema integra-
do de conservación en cada una de las fases del ciclo vital de los

documentos.

47. Calidad de los soportes. Los documentos de archivo,

sean originales o copias, deberán elaborarse en soportes de com-
probada durabilidad y calidad, de acuerdo con las normas nacio-
nales o internacionales que para el efecto sean acogidas por el Ar-
chivo General de la Nación.

. Los documentos de archivo de conservación perma-
nente podrán ser copiados en nuevos soportes. En tal caso, deberá

preverse un programa de transferencia de información para garan-
tizar la preservación y conservación de la misma.

Ley 594 de 2000 18/19
48. Conservación de documentos en nuevos soportes. El

Archivo General de la Nación dará pautas y normas técnicas ge-
nerales sobre conservación de archivos, incluyendo lo relativo a

los documentos en nuevos soportes.

49. Reproducción de documentos. El parágrafo del artí-
culo 2° de la Ley 80 de 1989 quedará así: “En ningún caso los do-
cumentos de carácter histórico podrán ser destruidos, aunque

hayan sido reproducidos por cualquier medio”.
T I T U L O XII

ESTIMULOS A LA SALVAGUARDA, DIFUSION O INCRE-
MENTO DEL PATRIMONIO DOCUMENTAL DE LA NA-
CION

50. Estímulos. El Gobierno Nacional establecerá pre-
mios y estímulos no tributarios para las personas o instituciones

que con sus acciones y trabajos técnicos, culturales o científicos

contribuyan a la salvaguarda, difusión o incremento del patrimo-
nio documental del país, así como a los autores de estudios histó-
ricos significativos para la historiografía nacional elaborados con

base en fuentes primarias. Tales premios y estímulos podrán con-
sistir en: becas, concursos, publicaciones, pasantías, capacitación

y distinciones honoríficas.

T I T U L O XIII
DISPOSICIONES FINALES

51. Apoyo de los organismos de control. La Procuradur-
ía General de la Nación y la Contraloría General de la República

prestarán todo el apoyo en lo de su competencia al Archivo Gene-
ral de la Nación, para el cumplimiento de lo preceptuado en esta

ley.

52. Vigencias y derogatorias. Esta ley rige a partir de la

fecha de su publicación y deroga en lo pertinente todas las dispo-
siciones que le sean contrarias.

El Presidente del honorable Senado de la República,
Miguel Pinedo Vidal.

Ley 594 de 2000 19/19
El Secretario General del honorable Senado de la República,
Manuel Enríquez Rosero.
La Presidenta de la honorable Cámara de Representantes,
Nancy Patricia Gutiérrez Castañeda.
El Secretario General de la honorable Cámara de Representantes,
Gustavo Bustamante Moratto.

República de Colombia – Gobierno Nacional

Publíquese y ejecútese.
Dada en Santa Fe de Bogotá, D. C., a 14 de julio de 2000.
ANDRES PASTRANA ARANGO
El Ministro de Hacienda y Crédito Público,
Juan Camilo Restrepo Salazar.
El Ministro de Cultura,
Juan Luis Mejía Arango.